Was seit kurzem geht

Zu einer Rechnung gehören fast immer Papiere: der Lieferschein, das CMR, der Ablieferbeleg. Bisher hieß das, jede Datei einzeln herunterzuladen und von Hand zusammenzusuchen. Jetzt steht auf der Rechnung ein Knopf „Mit Belegen“: Er zeigt, was an den Aufträgen dieser Rechnung hängt, und fügt das Angehakte mit der Rechnung zu einer PDF-Datei zusammen — Rechnung voran, Belege dahinter, jede Seite A4.

Vorbelegt sind die Nachweise, nicht das eigene Papier des Kunden: Der Transportauftrag, den er selbst geschickt hat, geht nur mit, wenn man ihn anhakt. Vor dem Verschicken lässt sich das Ganze ansehen, drucken oder herunterladen. Fehlt ein Beleg, wird er gleich dort nachgereicht — er landet dann am Auftrag, wo ihn auch der Fahrer und die Disposition suchen, nicht an der Rechnung.

Dazu zeigt die Rechnung jetzt, auf welchem Weg dieser Kunde seine Rechnungen bekommt, und hebt den passenden Knopf hervor — E-Mail, Druck für die Post oder Herunterladen fürs Kundenportal. Wer einen anderen Weg nimmt, wird gefragt, ob er künftig gelten soll. So stimmt die Einstellung nach ein paar Wochen von selbst, ohne dass jemand Stammdaten pflegt.

Wer eine Fahrt an einen Frachtführer vergibt, schickt ihm ab sofort mit einem Klick den Transportauftrag als PDF und einen Link. Auf der Seite hinter dem Link steht die Fahrt mit allen Stationen, Terminen und Kontakten, die Ladung, der Frachtpreis und die Vereinbarung des Hauses — unter dem Logo des Spediteurs, nicht unter unserem. Der Frachtführer braucht dafür weder Konto noch Passwort.

Drei Knöpfe: Annehmen, Ablehnen, Rückfrage. Beim Annehmen trägt er Kennzeichen und Fahrer gleich ein. Eine Rückfrage — „Geht auch 10 Uhr?“ — ändert nichts am Auftrag, sondern erscheint sofort beim Disponenten und bleibt gelb, bis jemand antwortet. Die Antwort kommt beim Frachtführer per Mail an und, wenn er die Seite offen hat, im selben Moment auf den Bildschirm.

Jede Antwort steht danach am Subauftrag mit Name, Uhrzeit und Herkunft, und als Zeile im Zeitverlauf des Auftrags. Was der Frachtführer nie sieht: den Kunden des Hauses und den Verkaufspreis.

Die Auftragsliste in der Fahrer-App ist jetzt nach Tag gruppiert: Jetzt, Liegen geblieben, Heute, Morgen, Später. Die Ladezeit steht groß oben in jeder Karte, das Zeitfenster gelb darunter, der Hinweis des Disponenten rechts neben dem Ort. Die laufende Tour öffnet sich beim Start von selbst.

Beim Zustellen fragt die App nach dem Palettentausch — „Alle 12“, „Keine“ oder eine Zahl — und zeigt danach eine Karte „Beim Büro angekommen“ mit Foto, Unterschrift und Paletten als Haken oder „fehlt“. Tippt der Fahrer ohne Netz auf Zugestellt, merkt sich die App die Meldung und schickt sie nach, sobald Empfang da ist; bis dahin steht rot „Noch nicht übertragen“.

Dazu: Gefahrgut und Sondergenehmigung rot und gelb in der Ladung, die Standzeit läuft ab „Angekommen“ sichtbar mit, „Problem melden“ geht mit einem Tipp („Ich muss warten“, „Schaden“), und ein Knopf ruft die Disposition an.

Für jeden Subauftrag gibt es jetzt den Transportauftrag als PDF: Anschrift des Frachtführers, Ladestelle, Zwischenstopps und Entladestelle mit Terminen und Kontakten, die Ladung mit Gefahrgut und Sondergenehmigung, Kennzeichen und Fahrer, Frachtpreis netto und zwei Unterschriftsfelder. Briefpapier des Mandanten wie bei allen anderen Belegen.

Neu ist das Feld „Vereinbarung“: Zahlungskondition, Mindestverrechnung, Regiesätze, Zuschläge, Haftung — der Text, der bisher in jede Mail neu getippt wurde. Einmal geschrieben, als Vorlage gespeichert, steht er bei jeder weiteren Vergabe schon drin und lässt sich je Fahrt anpassen.

Nebenbei: „Seite 1 von 1“ ist von allen einseitigen Belegen verschwunden. Die Seitenzahl erscheint erst ab Seite 2.